Omavalvonta estää riskien laukeamisen

Yleistä omavalvonnasta

Omavalvonnan tarkoituksena on ennaltaehkäistä riskien toteutuminen. Samalla se takaa palvelujen ja tuotteiden turvallisuuden. Se on työkalu, jolla voi reagoida havaittuihin ongelmallisiin työvaiheisiin ja kehittämistä vaativiin toimintoihin suunnitelmallisesti ja nopeasti. Onnistunut omavalvonta vahvistaa organisaation toimintaa ja parantaa sen laatua.

Elintarvikelaissa velvoite omavalvonnasta oli mukana jo vuonna 2006.

Sosiaalihuollon yksityisiä palveluyksiköitä koskevasta omavalvontasuunnitelmasta säädettiin ensimmäisen kerran vuonna 2012. Valvira (Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto) antoi omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta määräyksen, jota päivitettiin vanhuspalvelulain ja uuden sosiaalihuoltolain voimaan tulon jälkeen 2015. Tällä hetkellä velvollisuus toteuttaa suunnitelmallista omavalvontaa koskee kaikkia sosiaalihuollon palveluntuottajia. Omavalvonnan suunnittelun tueksi Valvira on antanut sosiaalihuollon yksiköille ohjaavan lomakkeen.

Valvira antoi vastaavan omavalvontaa koskevan määräyksen yksityisille terveydenhuollon palveluntuottajille vuonna 2012. Yksityisessä terveydenhuollossa omavalvontasuunnitelma on laadittava ennen toiminnan aloittamista.

Uusi alkoholilaki vuonna 2018 toi omavalvontasuunnitelman piiriin myös alkoholin vähittäismyyntipaikat. 

Ensimmäinen askel

Ensimmäinen askel omavalvonnan toteuttamisessa on omavalvonnan suunnittelu. Tämä koskee kaikkia omavalvonnan piirissä olevia toimialoja. Velvoitteiden sisältö vaihtelee toimialoittain.

On selvää, että omavalvonnan kohteet ja yksityiskohdat poikkeavat toisistaan sen mukaan onko kysymys päiväkodista, vanhusten hoitolaitoksesta tai alkoholin myynnistä huoltoasemalla.

Omavalvonnan suunnittelu ja toteuttaminen on levinnyt myös pakollisten alojen ulkopuolelle, esimerkiksi rakennusteollisuuteen ja metsähoitoon. Urakointiketjujen pidentyessä ja ulkomaisten yritysten ja pääomasijoittajien mukaantulo ovat lisänneet omavalvonnan tärkeyttä.

Omavalvonnan idea on yksinkertainen. Palveluntuottaja tekee itselleen suunnitelman, jolla toiminnan turvallisuus varmistetaan. Samalla myös riskit voidaan arvioida ja estää niiden toteutuminen. Ehdottoman tärkeää on, että jokainen työntekijä tietää mitä omavalvonta merkitsee ja toimii sen mukaisesti.

Turvallisuus- ja laatutekijä

Omavalvonta on ennen kaikkea asiakkaan turvallisuustekijä, mutta yhtä hyvin myös työntekijän ja koko organisaation. Pitkissä toimittaja-tilaajaketjuissa omavalvonta on jokaisen osatekijän turvatae. Valvonnan heikkous voi johtaa suuriin taloudellisiin seurauksiin ja asiakkaiden henkisiin ja fyysisiin kärsimyksiin. On itsestään selvää, että valvonnan pettäminen on rankka imagotappio.

Näiden seikkojen vuoksi omavalvonnan on oltava jokapäiväinen prosessi ja tarvittavat kirjaukset poikkeamista tehtävä ajallaan. Yhtä tärkeää on päivittää omavalvontasuunnitelmaa sitä mukaa, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia. Omavalvonta on laadunvalvontaa.

Tarkoittaa kahta asiaa

Yksinkertaistaen omavalvonnan voi kiteyttää kahteen asiaan:

  • kirjallinen suunnitelma ja siihen liittyvä kirjanpito
  • työntekijöiden tapa toimia

Omavalvonnan perusidea on, että toimintayksikölle on laadittu kirjallinen suunnitelma. Sen avulla pystytään tunnistamaan, ehkäisemään ja korjaamaan asiakkaan palveluissa esiintyvät epäkohdat. 

Omavalvonta on koko henkilöstön vastuulla ja se perustuu työpaikalla toteutettavaan riskinhallintaan. 

Työntekijöiden toimintatapojen yhtenäistäminen vastaamaan sovittuja menetelmiä ei onnistu ilman tehokasta perehdyttämistä. Jokaisella alalla on omat haasteensa, se on erilaista ravintolan keittiössä ja vanhusten asumisyksiköissä tai päihdepalveluyksikössä ja lääkärikeskuksessa, mutta perehdyttäminen on kaikkien työpaikkojen arkipäivää ja se on tehtävä riippumatta muiden tehtävien hoidosta.

Mitä vähemmän kokemusta työntekijällä on alalta, sitä enemmän aikaa hänen perehdyttämiseensä on varattava. On muistettava myös kokeneiden työntekijöiden osalta, että aiemman työpaikan omavalvontaohjeistoa ei sellaisenaan voi soveltaa uudessa kohteessa. Konsernin sisällä paikasta toiseen siirtyminen on yksinkertaisempaa, mutta sekään ei voi tapahtua perehdyttämättä.

Omavalvontasuunnitelma on erinomaista ja valmista perehdyttämismateriaalia. Sitä ei pidä unohtaa arkiston syövereihin tai kansioon kellastumaan. 

Keittiöstä hierontapöydälle

Omavalvontaa ei voi ulkoistaa, mutta ajan ja vaivan säästämiseksi se on mahdollista automatisoida. Tarjolla olevat omavalvontajärjestelmät helpottavat yrityksen arkea merkittävästi. Omavalvonnasta ei kannata tehdä ”pakollista pahaa”. Omavalvonta lisää onnistuessaan työntekijän ymmärrystä työstään, lisää vastuuta ja mielekkyyttä niin ravintolan keittiössä kuin hierontapalveluissakin.

Omavalvonnan vastuualue on varsin laaja. Esimerkiksi alkoholimyynnin omavalvonnassa on huomioitava riskit, joita huolimaton tarjoilu tai vähittäismyynti voi aiheuttaa asiakkaan terveydelle sekä itse liiketoiminnalle.

Yksityisillä terveydenhuollon palveluilla tarkoitetaan muun muassa seuraavia palveluja: laboratoriotoiminta, kuvantamismenetelmiä, fysioterapeuttista toimintaa, terveydenhuoltoa, lääkäri- ja hammaslääkäripalveluja, hierontaa sekä sairaankuljetuspalveluja.

Raaka-aineista lopputuotteeseen

Elintarvikelakiin perustuva omavalvonta on erittäin tärkeä osa tuotteiden turvallisuutta ja laatua valvottaessa. Omavalvontaan kuuluvat kaikki elintarvikkeiden käsittelyyn kuuluvat asiat raaka-aineista lopputuotteeseen saakka. Ainoastaan näin pystytään varmistaman tuotteiden moitteettomuus ja turvallisuus.

Myös kuljetus- ja jakeluketjun toimivuus ja hygieeninen turvallisuus pitää pystyä takaamaan.  

Tähän seurantaprosessiin kuuluu lukuisa määrä eri toimia henkilöstön kouluttamisesta tuotteiden lämpötilan valvontaan, näytteidenotosta henkilökunnan terveyden seurantaan sekä valitusten käsittelystä yleisölle tiedottamiseen. Jos toiminnassa tapahtuu muutoksia tai tuotteita koskevat määräykset tai lait muuttuvat, on niistä kerrottava henkilöstölle.

Omavalvonnan sisällöstä

Omavalvontaan liittyvän suunnitelman sisältö tietenkin vaihtelee alasta riippuen, mutta on joitakin perusasioita, jotka suunnitelmaan ainakin pitää sisällyttää.

Mukana on oltava ne toiminnan vaiheet, joissa ongelmia voi ilmetä ja esimerkiksi hygienia tai potilaiden turvallisuus vaarantua. Hygienia voi pettää esimerkiksi puhtaanapidon laiminlyöntien ja potilasturvallisuus vaikkapa siirtojen tai henkilöresurssien ongelmien vuoksi. Riskit on arvioitava ja poikkeamat käsiteltävä asianmukaisesti.

Omavalvontasuunnitelma sisältää myös toiminnan tavoitteet ja visiot ja selvittää mikä on omavalvonnan tarkoitus ja mitä ovat periaatteet, joiden pohjalta toimitaan. Se sisältää myös kirjauksen esimerkiksi asiakkaan asemasta ja oikeuksista sekä miten käsitellään potilas- ja asiakastietoja. Ketkä ovat vastuuhenkilöt, millaiset ovat tarkkailumenetelmät, mikä on kirjaamisprosessi ja kuinka valituksia käsitellään ja millaiset ovat omavalvontasuunnitelman toteutumisen seurantakäytännöt.

Työnantajan velvollisuus valvoa

Työnantajalla on ensisijainen velvollisuus valvoa palkkaamansa henkilöstön toimintaa. Useimmat ongelmatilanteet pystytään täten ratkaisemaan työpaikalla itse, eikä valvovia viranomaisia tarvita asian selvittämiseen. Jos työnantajan omat keinot eivät riitä ongelmien korjaamiseen, asiasta ilmoitetaan viranomaisille, esimerkiksi THL:lle, AVI:lle tai Valviraan.

Omavalvonnan tärkeintä asiakirjaa, omavalvontasuunnitelmaa, laki ei velvoita automaattisesti lähettämään valvovalle viranomaiselle, eikä myöskään kunnalle. Asiakirja on kuitenkin pidettävä julkisesti nähtävänä. 

Omavalvontakenttä laajenee

Omavalvonta on tulossa osaksi muitakin kuin aiemmin mainittuja toimialoja. Yksi esimerkki on vaikkapa metsätalous. Laki metsätuhojen torjunnasta velvoittaa ammattimaiset puunkorjaajat ja -hankkijat toteuttamaan omavalvontaa. Valvonnan tarkoitus on taata, että puutavara kuljetetaan pois korjuupaikalta määräaikaan mennessä. Näin estetään tuholaisten leviäminen.

Toisen esimerkin voi hyvin ottaa rakennusprojektista, jonka lopuksi pääurakoitsija suorittaa itselle luovutuksen sen jälkeen, kun aliurakoitsijat ovat tehneet omien töidensä osalta itselle luovutuksen. Koko prosessin onnistumisen edellytys on, että kaikki ovat tehneet työnsä kuten se on sopimuksissa kirjattu. Lopputuloksen on tyydytettävä asiakasta. 

Vaikka sopimuksissa ei olisi erikseen mainintaa omavalvonnasta, käytännössä siitä pitää kuitenkin koko ajan olla kysymys, jotta virheettömään lopputulokseen päästään.

Pro Omavalvonta -palvelun esittely

Lataa esittely pdf-muodossa tai katso alta video.

Pro Omavalvonnan logo

Pro Omavalvonta on organisaation monipuolinen omavalvontaan suunniteltu järjestelmä.

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 399 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)
Laaja 199 € / vuosi (1–9 henkilöä) 399 € / vuosi (10–29 henkilöä) 599 € / vuosi (30–49 henkilöä) 999 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Pro Omavalvonta -pilvipalvelun ominaisuuksia

Perusversio

  • käyttäjätunnusten ja -oikeuksien hallinta
  • organisaation yksiköiden hakemistopuurakenne
  • yksityisen terveydenhuollon omavalvontasuunnitelma
  • sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelma
  • varhaiskasvatuksen omavalvontasuunnitelma (tulossa)
  • elintarviketurvallisuuden omavalvontasuunnitelma
  • tietosuojan omavalvontasuunnitelma
  • lääkehoitosuunnitelma
  • lääkehoidon riskien arviointi
  • potilasturvallisuussuunnitelma
  • potilasturvallisuussuunnitelman riskien arviointi
  • terveydenhuollon laitteiden riskien arviointi (laki)
  • työturvallisuuden vaaratilanteiden ja läheltä piti -tilanteiden ilmoittaminen
  • ammattimaisen käyttäjän vaaratilanneilmoitus
  • potilaan tai läheisen palaute
  • tietoturvapoikkeaman ilmoituslomake
  • organisaation yleinen uhka- ja väkivaltatilanteiden ilmoituslomake
  • sosiaali- ja terveyshuolto - turvallisuussuunnitelma
  • sosiaali- ja terveyshuolto - ulkoisten ja sisäisten riskien arviointi
  • työhön perehdytys
  • työnopastus
  • palveluille yhteinen koulutusrekisteri

Lisäksi laajemmassa versiossa (tulossa):

  • laiterekisteri (seurantajärjestelmä)
  • sähköiset raportointilomakkeet (puhelin / tabletti)
    • lämpömittareiden tarkastukset
    • elintarvikkeiden vastaanottotarkastukset
    • kylmälaitteiden lämpötilan seuranta
    • ruokien valmistus- ja uudelleenkuumennuslämpötilojen seuranta
    • jäähdytettävien ruokien lämpötilan seuranta
    • tarjoiltavien ruokien lämpötilan seuranta
    • kuljetettavan ruuan lämpötilan seuranta
    • omavalvontanäytteet
    • puhtaanapitosuunnitelma
    • puhtaanapidon seuranta, harvemmin kuin kerran kuukaudessa puhdistettavien kohteiden kirjaukset
    • koneellisen astianpesun lämpötilan seuranta
    • haittaeläinten torjunta
    • henkilökunnan terveydentilan seurannan, hygieniaosaamistodistusten (hygieniapassien) sekä perehdytysten ja koulutusten kirjanpito

Palvelua toteuttamassa